Digital indtjekning på arbejdspladsen – sådan fungerer det

Digital indtjekning gør det muligt for gæster at registrere sig ved ankomst på under et minut – uden kø, uden papir og uden at receptionisten behøver at afbryde det, vedkommende er i gang med. Her forklarer vi præcis, hvordan det fungerer, hvilke muligheder der findes, og hvad du skal bruge for at komme i gang.

Hvad er digital indtjekning?

Digital indtjekning er processen, hvor en besøgende registrerer sig elektronisk ved ankomst til en virksomhed. I stedet for at skrive navn og virksomhed i en papirbaseret besøgsbog åbner gæsten en digital formular – enten på en tablet i receptionen eller direkte på sin egen mobiltelefon via en QR-kode.

Resultatet er det samme som med en papirbaseret bog, men med vigtige fordele: dataen er sikker, sletning sker automatisk, medarbejderen, der skal møde gæsten, underrettes med det samme, og virksomheden har et overblik i realtid over, hvem der er inde i bygningen.

Digital indtjekning er en del af det, der ofte kaldes et digitalt besøgssystem – software, der håndterer hele forløbet fra forhåndsregistrering til udtjekning.

To måder at gennemføre digital indtjekning på

Der findes to almindelige opsætninger til digital indtjekning på norske arbejdspladser:

Mulighed 1: QR-kode (gæstens egen telefon)

En QR-kode placeres godt synligt i receptionen eller ved indgangsdøren. Gæsten scanner koden med kameraet på sin mobiltelefon, og indtjekningsformularen åbnes direkte i browseren. Ingen app at downloade – det fungerer på alle moderne smartphones.

Dette er den mest populære opsætning for virksomheder med ubemandet reception, da den ikke kræver, at nogen tager imod gæsten. Det er også den billigste løsning – du skal ikke bruge ekstra hardware ud over en udskrift af QR-koden.

Mulighed 2: Tablet i receptionen

En iPad eller Android-tablet monteres på en stander i receptionen. Gæsten udfylder formularen direkte på skærmen. Dette giver en mere professionel og imødekommende gæsteoplevelse og passer godt til virksomheder med bemandet reception eller høj besøgsfrekvens.

Læs mere om valget mellem disse to i artiklen QR-kode eller tablet – hvad passer bedst?

Trin for trin: sådan fungerer digital indtjekning med Gjestin

1. Gæsten ankommer

   Gæsten kommer til indgangen eller receptionen og ser en QR-kode eller en tablet med Gjestin-kiosken.

2. Scan eller tryk

   Gæsten scanner QR-koden med mobilkameraet eller starter indtjekning direkte på tabletten. Indtjekningsformularen åbnes med det samme – ingen login eller app nødvendig.

3. Udfyld formularen

   Gæsten oplyser navn, virksomhed og hvem i virksomheden de skal møde. Du kan tilpasse formularen med ekstra felter – for eksempel formålet med besøget, nummerplade til parkeringsregistrering eller underskrift af fortrolighedserklæring.

4. Privatlivsinformation vises

   Før gæsten bekræfter, vises der kort information om, hvad data bruges til, og hvor længe det opbevares, i overensstemmelse med GDPR artikel 13.

5. Værtsmedarbejderen underrettes automatisk

   Umiddelbart efter indtjekning sendes en sms og/eller e-mail til medarbejderen, gæsten skal møde: "Per Hansen fra Telenor er ankommet og venter på dig i receptionen."

6. Besøget logføres

   Gæstens navn og besøgstidspunkt tilføjes i administrationspanelet. Sikkerhedsvagt eller receptionist kan se et overblik i realtid over alle inde i bygningen, og evakueringslisten opdateres automatisk.

7. Udtjekning ved afrejse

   Gæsten scanner QR-koden igen ved afrejse for at tjekke ud, eller systemet registrerer automatisk udtjekning efter et forudbestemt tidspunkt. Besøget er nu fuldt dokumenteret.

Hvad skal du bruge for at komme i gang?

For at sætte digital indtjekning op med QR-kode skal du bruge:

• Et abonnement på et besøgssystem (Gjestin Basis fra 990 NOK/md.)
• En printer til at udskrive QR-koden (eller en skærm at vise den på)
• Internetforbindelse i lokalet

Vil du også have en tablet:

• En iPad (4. generation eller nyere) eller en Android-tablet
• En stander – gerne med lås af hensyn til sikkerheden
• Strøm til tabletten (enten stikkontakt eller batteribaseret stander)

Opsætningen tager under 30 minutter. Gjestin har en vejledning, der guider dig gennem hvert trin, og norsk support er tilgængelig, hvis du har brug for hjælp.

Hvem passer digital indtjekning til?

Digital indtjekning og GDPR

Digital indtjekning indebærer indsamling af personoplysninger, og dermed gælder GDPR. Det er faktisk en af de vigtigste grunde til at skifte fra papir til digitalt: papirbaserede besøgsbøger er sjældent GDPR-kompatible, fordi alle gæster kan se hinandens navne.

Gjestin er bygget med GDPR-efterlevelse i kernen:

• Al data lagres krypteret på norske servere
• Gæster vises automatisk GDPR-information ved indtjekning
• Data slettes automatisk efter en valgt periode (90 dage som standard)
• Kun autoriserede brugere har adgang til besøgsloggen
• Databehandleraftale tilbydes alle kunder

Læs mere i vores artikel om GDPR og besøgsregistrering.

Digital indtjekning og arbejdsmiljø

En af de vigtigste funktioner ved digital indtjekning er evakueringslisten. Ved en brand eller nødsituation er det afgørende at vide præcis, hvem der er inde i bygningen – inklusive besøgende, der måske ikke kender flugtvejene.

Med Gjestin kan sikkerhedsvagten eller den arbejdsmiljøansvarlige hente evakueringslisten frem direkte på mobiltelefonen – uanset om pc'en i receptionen er utilgængelig. Listen viser alle indtjekkede gæster i realtid og kan bruges til optælling på samlingspladsen.

Læs mere i artiklen Evakuering og arbejdsmiljø: Sådan ved du, hvem der er i bygningen.

Forhåndsregistrering af gæster

Digital indtjekning kan gøres endnu mere smidig med forhåndsregistrering. Medarbejdere i Gjestin kan sende en indkaldelse til gæsten på e-mail eller sms før besøget. Gæsten registrerer sig på forhånd og får en QR-kode tilbage. Ved ankomst scanner gæsten koden og er inde på få sekunder – uden at skulle udfylde formularen igen.

Dette er særligt nyttigt til:

• Møder med mange deltagere (bestyrelsesmøder, kurser, konferencer)
• Gentagne leverandørbesøg, hvor de samme personer kommer jævnligt
• Sikkerhedsgodkendte anlæg, hvor forhåndsgodkendelse er nødvendig

Spørgsmål og svar om digital indtjekning