Hvad er besøgsregistrering? En komplet guide

Besøgsregistrering er processen med at logge, hvem der ankommer til og forlader din virksomhed. Det lyder enkelt – men bag den daglige rutine ved indgangsdøren gemmer der sig en række krav til sikkerhed, privatliv og arbejdsmiljø, som mange virksomheder ikke er klar over. Denne guide forklarer, hvad besøgsregistrering er, hvorfor det er vigtigt, og hvad du bør kigge efter, når du vælger system.

Hvad betyder besøgsregistrering?

Besøgsregistrering betyder, at du dokumenterer, hvem der til enhver tid befinder sig i virksomhedens lokaler. Det kan gøres på flere måder – fra en simpel papirbaseret besøgsbog i receptionen til et skybaseret digitalt besøgssystem med QR-kode og automatiske sms-varslinger.

Det, der registreres, varierer fra virksomhed til virksomhed, men en besøgslog indeholder typisk:

• Gæstens navn
• Virksomheden gæsten repræsenterer
• Hvem i virksomheden gæsten skal møde
• Tidspunkt for ankomst og afrejse
• Formålet med besøget (valgfrit)

Nogle systemer, som Gjestins besøgssystem til virksomheder, lader dig desuden bede gæsten om at underskrive en tavshedserklæring, bekræfte sikkerhedsinstrukser eller oplyse ID-nummer til sikkerhedsgodkendte anlæg.

Hvorfor er besøgsregistrering vigtigt?

Der er tre hovedgrunde til, at virksomheder registrerer besøgende:

1. Sikkerhed og adgangskontrol

At vide, hvem der er i bygningen, er det første skridt mod god fysisk sikkerhed. Et besøgssystem giver dig et overblik i realtid over alle gæster i lokalerne – nyttigt for adgangskontrol, sikkerhedsvagter og receptionister. Virksomheder med sikkerhedsgodkendelse (den norske sikkerhedsmyndighed NSM, forsvar, offshore) har som regel pligt til at dokumentere besøg.

2. Arbejdsmiljø og evakuering

Arbejdsmiljøreglerne – i Danmark arbejdsmiljøloven med tilhørende bekendtgørelser, i Norge arbeidsmiljøloven og internkontrolbekendtgørelsen – kræver, at du kan redegøre for, hvem der befinder sig i bygningen i en nødsituation. Uden besøgsregistrering er det umuligt at verificere, at alle er evakueret. Et digitalt besøgssystem genererer en evakueringsliste, som kan hentes frem på mobiltelefon, tablet eller pc – direkte fra samlingspladsen.

3. GDPR og privatliv

Besøgsregistrering indebærer indsamling af personoplysninger, og dermed gælder GDPR. Der stilles krav til retsgrundlag, oplysningspligt, opbevaringstid og sletning. En papirbaseret besøgsbog er sjældent GDPR-kompatibel. Læs mere i vores artikel om GDPR og besøgsregistrering.

Papirbaseret vs. digitalt besøgssystem

De fleste virksomheder starter med en papirbaseret besøgsbog. Den er billig og kræver ingen opsætning – men den kommer med betydelige begrænsninger:

Funktion	Papirbaseret	Digitalt system
Varsling til værtsmedarbejder ved ankomst	Nej	Ja (sms/e-mail)
GDPR-kompatibel (skjult for andre gæster)	Sjældent	Ja
Automatisk sletning af data	Nej	Ja
Evakueringsliste tilgængelig på mobil	Nej	Ja
Forhåndsregistrering af gæster	Nej	Ja
Overblik i realtid	Nej	Ja
Opsætningsomkostning	Ingen	Lav (fra 990 NOK/md.)

Sådan fungerer digital besøgsregistrering

Et digitalt besøgssystem erstatter papirbogen med en smidig digital proces. Sådan ser en typisk indtjekning ud med Gjestin:

1. Gæsten ankommer og scanner en QR-kode ved indgangen (eller bruger en tablet i receptionen)
2. Indtjekningsformularen åbnes i browseren på gæstens egen telefon – ingen app at downloade
3. Gæsten udfylder navn, virksomhed og hvem de skal møde – og læser eventuelle sikkerhedsinstrukser eller tavshedserklæring
4. Værtsmedarbejderen underrettes automatisk via sms eller e-mail: "Kari Nordmann fra Telenor er ankommet og venter på dig"
5. Besøget logges i administrationspanelet, hvor du kan se, hvem der er inde lige nu, og hente historik frem
6. Gæsten tjekker ud ved afrejse – enten selv via QR eller automatisk efter et forudbestemt tidspunkt

Hele forløbet tager under et minut for gæsten, og receptionisten slipper for at bruge tid på at ringe rundt for at finde den rette person at underrette.

Hvad bør du kigge efter i et besøgssystem?

Der findes mange besøgssystemer på markedet. Skal du vælge et besøgssystem til virksomheden, er dette de vigtigste kriterier for norske virksomheder:

GDPR og norsk datalagring

Da du behandler personoplysninger, bør du vælge et system, der lagrer data i Norge eller EU, tilbyder en databehandleraftale, og automatisk sletter data efter en valgt periode. Gjestin lagrer al data i Norge og tilbyder databehandleraftale til alle kunder.

Enkel opsætning – ingen hardware nødvendig

De bedste systemer fungerer med en QR-kode og gæstens egen mobiltelefon. Du slipper for at investere i en kiosk eller tablet for at komme i gang. En tablet kan tilføjes senere, hvis det passer bedre til receptionen.

Sms-varslinger til medarbejdere

Norske medarbejdere svarer hurtigt på sms. Et godt besøgssystem sender automatisk en sms til den medarbejder, gæsten skal møde, så gæsten ikke behøver at stå og vente i receptionen.

Evakueringsliste

Systemet bør til enhver tid vise, hvem der er tjekket ind, og listen bør være tilgængelig på mobil – ikke kun på en pc i receptionen, som måske er utilgængelig ved en brand.

Microsoft 365-integration

Virksomheder, der bruger Microsoft 365, kan spare tid ved automatisk at synkronisere medarbejderlisten. Så slipper du for at indtaste og opdatere medarbejdere manuelt. Læs mere om Microsoft 365-integration med Gjestin.

Pris og bindingsperiode

Priserne varierer fra 990 NOK/md. (Gjestin Basis) til over 5.000 NOK/md. for enterprise-løsninger. Se efter systemer uden bindingsperiode og uden skjulte opstartsomkostninger. Læs mere om Gjestins priser.

Hvem har brug for besøgsregistrering?

Besøgsregistrering er relevant for de fleste virksomheder med fysiske besøg, men er særligt vigtigt for:

• Kontorbygninger og erhvervsejendomme med mange daglige gæster
• Industri og produktion med arbejdsmiljøkrav og besøgende, der ikke kender anlægget
• Offentlig forvaltning og kommuner med krav til adgangskontrol
• Sundhedsvirksomheder og klinikker med strenge privatlivskrav
• Fødevareproduktion med BRC- eller ISO 22000-certificering, der kræver sporbarhed
• Ejendomme med flere lejere, hvor én kiosk håndterer indtjekning for flere virksomheder

Er du i tvivl om, hvorvidt din virksomhed har brug for et system? Tag endelig kontakt til os for en uforpligtende snak.

Spørgsmål og svar om besøgsregistrering