De fleste norske virksomheder bruger Microsoft 365. Med Gjestin Avanceret kan du forbinde de to systemer, så medarbejderlisten altid er opdateret – automatisk. Du kan også bruge Power Automate til at bygge dine egne workflows omkring besøgsregistreringen, uden at skrive en eneste linje kode.
Hvad får du med Microsoft 365-integrationen?
Integrationen mellem Gjestin og Microsoft 365 giver dig to hoveddele:
- Azure Active Directory-synkronisering: Medarbejderlisten i Gjestin holdes automatisk opdateret baseret på brugere i din Azure AD. Nye medarbejdere tilføjes automatisk; medarbejdere, der stopper, fjernes automatisk. Du behøver aldrig vedligeholde to separate lister.
- Power Automate-integration: Gæsteindtjekninger og -udtjekninger kan bruges som triggere i Power Automate-workflows. Du kan automatisk sende Teams-beskeder, oprette mødelokaler, logge til SharePoint, sende e-mailbeskeder og meget mere.
Sådan sætter du integrationen op
Opgrader til Gjestin Avanceret
Microsoft 365-integration er tilgængelig i Avanceret-pakken (1.390 NOK om måneden). Opgradering foretages i administrationspanelet under Abonnement.
Forbind til Azure Active Directory
Gå til Indstillinger → Integrationer i Gjestin-panelet, og klik på "Forbind til Microsoft 365". Du logger ind med din Microsoft-administratorkonto og godkender adgang til Azure AD (læseadgang til brugerliste). Gjestin beder kun om de tilladelser, der er nødvendige.
Vælg synkroniseringsgruppe
Du kan vælge, om alle Azure AD-brugere skal synkroniseres, eller kun brugere i bestemte grupper. Det sidste er nyttigt, hvis I har underleverandører eller konsulenter i Azure AD, der ikke skal dukke op i gæstens valgmenu.
Synkroniseringen starter automatisk
Efter godkendelse synkroniseres medarbejderlisten øjeblikkeligt. Derefter kører synkroniseringen automatisk hver time. Du kan se seneste synkroniseringstidspunkt i integrationspanelet.
Power Automate: eksempler på workflows
Power Automate (tidligere Microsoft Flow) er Microsofts værktøj til at automatisere workflows mellem forskellige systemer. Med Gjestin som trigger kan du bygge workflows, der sparer tid og forbedrer oplevelsen for gæster og medarbejdere.
Teams-besked ved indtjekning
Det mest almindelige workflow: når en gæst tjekker ind og vælger en medarbejder, sender systemet automatisk en Teams-besked til medarbejderen. Beskeden indeholder gæstens navn, firma og klokkeslæt. Medarbejdere, der har Teams-appen på mobilen, får en øjeblikkelig push-notifikation – uden at skulle tjekke sms.
Lokalebestilling ved gæsteankomst
Hvis I bruger Microsoft Bookings eller en ressourcekalender til mødelokaler, kan du oprette et workflow, der automatisk booker et mødelokale, når en bestemt gæst tjekker ind. Kombineret med en e-mailbekræftelse til begge parter får du en gnidningsfri mødeoplevelse.
SharePoint-log til revision
For virksomheder med krav om besøgslogning (f.eks. kritisk infrastruktur eller regulerede brancher) kan du oprette et workflow, der skriver hvert besøg til en SharePoint-liste. Loggen er søgbar, eksporterbar og kan opsættes med adgangskontrol til revision.
Automatisk e-mailbesked til værten
Som supplement til sms kan du sende en e-mail til medarbejderen via Outlook-connectoren. E-mailen kan indeholde gæstens kontaktoplysninger, detaljer fra indtjekningen og et direkte link til besøgsloggen. Nyttigt for virksomheder, hvor medarbejdere ikke altid har mobilen tilgængelig.
Tip: Start med det enkle Teams-beskedworkflow, og udvid gradvist. Power Automate har en gratis plan og hundredvis af færdige skabeloner til Gjestin-integrationen. Kontakt os på post@gjestin.no, hvis du ønsker hjælp til at komme i gang.
Fordele ved automatisk medarbejdersynkronisering
Uden integration skal nogen i virksomheden manuelt opdatere medarbejderlisten i Gjestin, hver gang der sker ændringer – nye medarbejdere, folk der stopper, navneændringer. I en mellemstor virksomhed med normal personaleudskiftning kan dette let blive en kilde til fejl og frustration.
Med Azure AD-synkronisering sker dette automatisk. Endnu vigtigere: hvis en medarbejder stopper, og kontoen deaktiveres i Microsoft 365, fjernes vedkommende automatisk fra gæsternes valgmenu i Gjestin. Dette forhindrer, at gæster giver besked til folk, der ikke længere arbejder i virksomheden – et problem, mange opdager for sent.
Klar til Microsoft 365-integration?
Gjestin Avanceret inkluderer fuld M365-integration og Power Automate. Prøv 30 dage risikofrit.
Kom i gang →