QR-kode eller tablet – hvad passer bedst til din reception?

Når du skal skifte til et digitalt besøgssystem, er et af de første spørgsmål: skal gæsterne bruge en iPad-kiosk i receptionen, eller skal de scanne en QR-kode med deres egen mobil? Begge metoder fungerer glimrende i Gjestin, men de passer til forskellige situationer. Her er en praktisk gennemgang, der hjælper dig med at vælge det rigtige.

Sådan fungerer de to metoder

iPad-kiosk

En iPad monteres i receptionen – gerne i en dedikeret kiosk-holder eller på et bord. Gjestin-appen kører i kiosktilstand, så gæsterne ikke kan navigere til andre apps. Gæsten trykker sig igennem indtjekningsprocessen på skærmen, skriver navn og hvem de skal møde, og systemet giver automatisk medarbejderen besked via sms.

QR-kode-indtjekning

En QR-kode printes eller vises på en skærm i receptionen. Gæsten scanner koden med mobilens kamerafunktion, og indtjekningsskærmen åbnes direkte i mobilbrowseren – ingen app er nødvendig. Processen er identisk med iPad-versionen, men foregår på gæstens egen enhed.

Hvornår bør du vælge iPad-kiosk?

iPad-kiosken er det bedste valg for de fleste receptioner med fast bemanding eller en tydelig indgangszone. Den er særligt velegnet, når:

• Besøgende er ukendte med systemet. En iPad med en tydelig velkomstskærm guider selv de mindst teknologivante gæster gennem indtjekningen uden forklaring.
• Du ønsker et professionelt, brandet indtryk. En iPad med virksomhedens logo og farver i en elegant holder giver et stærkt visuelt udtryk.
• Gæstelisten er specifik. Når medarbejderen vælges fra en liste, er det nemmere at navigere på en stor skærm end på en lille mobilskærm.
• Du har besøgende, der ikke bruger smartphone. Ældre gæster, internationale besøgende uden dansk SIM-kort, eller besøgende uden mobildata er alle afhængige af en fælles kiosk.

Hvornår bør du vælge QR-kode?

QR-kode-indtjekning er ideel i situationer, hvor hygiejne, friktion eller omkostninger prioriteres:

• Sundhedsrelaterede virksomheder – lægeklinikker, tandlæger og klinikker, hvor kontaktflader bør minimeres.
• Høj besøgsfrekvens. Hvis der er kø ved kiosken, kan QR-kode være et supplement, der reducerer ventetiden.
• Lokaler uden fast receptionsområde. En QR-kode kan hænges op ved indgangen uden at kræve en dedikeret plads til en kiosk.
• Startup-budget. Ingen ekstra hardware – bare print QR-koden og hæng den op.

Den bedste løsning: begge dele

I Gjestin kan du aktivere begge metoder parallelt. De fleste virksomheder starter med iPad-kiosken og tilføjer QR-kode som supplement – enten for at håndtere rush-tid, til kontaktfri indtjekning, eller som backup, hvis iPaden er utilgængelig. Gæsterne vælger selv, hvilken metode de foretrækker, og begge metoder giver identisk data i administrationspanelet.

Praktiske tips til opsætning

iPad-kiosk: Brug en iPad Air eller iPad (10. gen) for bedst ydeevne. En fast montering på væggen eller et bord giver det mest professionelle indtryk. Husk en oplader bag monteringen, så batteriet altid er fuldt opladet. Aktiver automatisk lysstyrke, og indstil skærmen til aldrig at gå i dvale.

QR-kode: Print QR-koden i A5-format med en kort forklarende tekst ("Scan for at tjekke ind"). Laminér den, så den kan tåle tid og fugt. Hæng den i øjenhøjde ved indgangen. Du kan også vise QR-koden på en skærm ved indgangen for et mere professionelt udtryk.