Digital incheckning på arbetsplatsen – så fungerar det

Digital incheckning gör det möjligt för gäster att registrera sig vid ankomst på under en minut – utan kö, utan papper och utan att receptionisten behöver avbryta det hen håller på med. Här förklarar vi exakt hur det fungerar, vilka alternativ som finns, och vad du behöver för att komma igång.

Vad är digital incheckning?

Digital incheckning är processen där en besökare registrerar sig elektroniskt vid ankomst till ett företag. Istället för att skriva namn och företag i en pappersbaserad besöksbok öppnar gästen ett digitalt formulär – antingen på en surfplatta i receptionen eller direkt på sin egen mobiltelefon via en QR-kod.

Resultatet är detsamma som med en pappersbaserad bok, men med viktiga fördelar: datan är säker, radering sker automatiskt, den anställda som ska träffa gästen meddelas omedelbart, och företaget har en överblick i realtid över vem som är inne i byggnaden.

Digital incheckning är en del av det som ofta kallas ett digitalt besökssystem – programvara som hanterar hela cykeln från förhandsregistrering till utcheckning.

Två sätt att genomföra digital incheckning på

Det finns två vanliga upplägg för digital incheckning på norska arbetsplatser:

Alternativ 1: QR-kod (gästens egen telefon)

En QR-kod placeras väl synlig i receptionen eller vid entrédörren. Gästen skannar koden med kameran på sin mobiltelefon, och incheckningsformuläret öppnas direkt i webbläsaren. Ingen app att ladda ner – det fungerar på alla moderna smartphones.

Detta är det mest populära upplägget för företag med obemannad reception, eftersom det inte kräver någon som tar emot gästen. Det är också det billigaste alternativet – du behöver ingen extra hårdvara utöver en utskrift av QR-koden.

Alternativ 2: Surfplatta i receptionen

En iPad eller Android-surfplatta monteras på ett stativ i receptionen. Gästen fyller i formuläret direkt på skärmen. Detta ger en mer professionell och välkomnande gästupplevelse, och passar bra för företag med bemannad reception eller hög besöksfrekvens.

Läs mer om valet mellan dessa två i artikeln QR-kod eller surfplatta – vad passar bäst?

Steg för steg: så fungerar digital incheckning med Gjestin

1. Gästen anländer

   Gästen kommer till entrén eller receptionen och ser en QR-kod eller en surfplatta med Gjestin-kiosken.

2. Skanna eller tryck

   Gästen skannar QR-koden med mobilkameran, eller startar incheckningen direkt på surfplattan. Incheckningsformuläret öppnas omedelbart – ingen inloggning eller app krävs.

3. Fyll i formuläret

   Gästen anger namn, företag och vem på företaget de ska träffa. Du kan anpassa formuläret med extra fält – till exempel syftet med besöket, registreringsnummer för parkeringsregistrering, eller signering av sekretessavtal.

4. Integritetsinformation visas

   Innan gästen bekräftar visas kort information om vad datan används till och hur länge den lagras, i linje med GDPR artikel 13.

5. Värdanställd meddelas automatiskt

   Omedelbart efter incheckning skickas ett SMS och/eller e-postmeddelande till den anställda gästen ska träffa: "Per Hansen från Telenor har anlänt och väntar på dig i receptionen."

6. Besöket loggförs

   Gästens namn och besökstidpunkt läggs till i administrationspanelen. Säkerhetsvakt eller receptionist kan se en överblick i realtid över alla inne i byggnaden, och utrymningslistan uppdateras automatiskt.

7. Utcheckning vid avresa

   Gästen skannar QR-koden igen vid avresa för att checka ut, eller systemet registrerar automatiskt utcheckning efter en förutbestämd tid. Besöket är nu fullständigt dokumenterat.

Vad behöver du för att komma igång?

För att sätta upp digital incheckning med QR-kod behöver du:

• Ett abonnemang på ett besökssystem (Gjestin Bas från 990 NOK/mån)
• En skrivare för att skriva ut QR-koden (eller en skärm att visa den på)
• Internetuppkoppling i lokalen

Vill du ha en surfplatta också:

• En iPad (4:e generationen eller senare) eller Android-surfplatta
• Ett stativ – gärna med lås för säkerhet
• Ström till surfplattan (antingen väggkontakt eller batteribaserat stativ)

Uppsättningen tar under 30 minuter. Gjestin har en guide som tar dig genom varje steg, och norsk support finns tillgänglig om du behöver hjälp.

Vem passar digital incheckning för?

Digital incheckning och GDPR

Digital incheckning innebär insamling av personuppgifter, och därmed gäller GDPR. Det är faktiskt en av de viktigaste anledningarna att byta från papper till digitalt: pappersbaserade besöksböcker är sällan GDPR-kompatibla eftersom alla gäster kan se varandras namn.

Gjestin är byggt med GDPR-efterlevnad i kärnan:

• All data lagras krypterad på norska servrar
• Gäster visas GDPR-information automatiskt vid incheckning
• Data raderas automatiskt efter vald period (90 dagar som standard)
• Endast auktoriserade användare har tillgång till besökslogg
• Personuppgiftsbiträdesavtal erbjuds alla kunder

Läs mer i vår artikel om GDPR och besöksregistrering.

Digital incheckning och arbetsmiljö

En av de viktigaste funktionerna med digital incheckning är utrymningslistan. Vid en brand eller nödsituation är det avgörande att veta exakt vem som är inne i byggnaden – inklusive besökare som kanske inte känner till utrymningsvägarna.

Med Gjestin kan säkerhetsvakt eller den arbetsmiljöansvarige hämta upp utrymningslistan direkt på mobiltelefonen – oavsett om datorn i receptionen är otillgänglig. Listan visar alla incheckade gäster i realtid och kan användas för avprickning på återsamlingsplatsen.

Läs mer i artikeln Utrymning och arbetsmiljö: Så vet du vem som är i byggnaden.

Förhandsregistrering av gäster

Digital incheckning kan göras ännu smidigare med förhandsregistrering. Anställda i Gjestin kan skicka en inbjudan till gästen via e-post eller SMS före besöket. Gästen registrerar sig i förväg och får en QR-kod tillbaka. Vid ankomst skannar gästen koden och är inne på sekunder – utan att fylla i formuläret på nytt.

Detta är särskilt användbart för:

• Möten med många deltagare (styrelsemöten, kurser, konferenser)
• Återkommande leverantörsbesök där samma personer kommer regelbundet
• Säkerhetsklassade anläggningar där förhandsklarering krävs

Frågor och svar om digital incheckning