En kiosk för hela byggnaden – besökssystem för kontorsfastigheter

En kontorsfastighet med tre hyresgäster behöver inte tre separata besökssystem. Gjestin är byggt för att hantera upplägg där en gemensam kiosk i entrén betjänar alla företag i byggnaden – med full separation av data och administration mellan hyresgästerna. Här förklarar vi hur det fungerar i praktiken.

Utmaningen med kontorsfastigheter och flera hyresgäster

Många kontorsfastigheter har en gemensam reception på bottenvåningen, men hyresgästerna finns på olika våningar och har olika medarbetarlistor, olika kontaktpersoner och olika behov. Traditionellt har lösningen varit antingen en stor gemensam besöksbok (kaotiskt), separata lösningar per hyresgäst (dyrt och opraktiskt), eller ingen registrering alls (inte GDPR-kompatibelt).

Gjestin löser detta med ett hierarkiskt upplägg som fungerar så här:

1. Besökaren anländer och möts av kiosken i entrén
2. Kiosken visar en lista över alla företag i byggnaden
3. Besökaren väljer vilket företag de ska besöka
4. Besökaren väljer vem de ska träffa från det företagets medarbetarlista
5. Medarbetaren aviseras via SMS oavsett vilken våning de sitter på

Dataseparation – varje hyresgäst är isolerad

Ett kritiskt krav vid upplägg för flera hyresgäster är att hyresgästernas data är fullständigt separerade. Hyresgäst A kan inte se hyresgäst B:s besökslogg, och de kan inte se varandras medarbetarlistor. Varje företag har sitt eget administrationskonto i Gjestin med tillgång endast till sina egna data.

Fastighetsägaren eller byggnadens fastighetsförvaltare kan få tillgång till en aggregerad instrumentpanel som visar total besöksvolym per dag – användbart för planering av säkerhetsbemanning och städning – utan att personuppgifter exponeras.

Vem administrerar systemet?

Det är flexibelt. De vanligaste modellerna är:

Modell 1: Fastighetsägaren administrerar

Fastighetsägaren eller fastighetsförvaltaren har ett Gjestin-abonnemang och lägger upp alla hyresgäster som separata "lokaler" i systemet. Fastighetsägaren hanterar fakturering och teknisk administration. Hyresgästerna loggar in med egna användare och administrerar endast sina egna medarbetarlistor. Detta är den enklaste modellen för fastighetsägaren.

Modell 2: Hyresgästerna administrerar själva

Varje hyresgäst har sitt eget Gjestin-abonnemang. De delar den fysiska kiosken i entrén (en enda iPad), men administrerar var sitt system. Detta ger hyresgästerna full autonomi och är naturligt om hyresgästerna är stora nog att hantera detta själva. Gjestin-abonnemanget är per företag, inte per kiosk.

Utrymning i fastigheter med flera hyresgäster

En av de viktigaste fördelarna med ett gemensamt besökssystem i en kontorsfastighet är utrymningsöversikten. Vid en nödsituation behöver du veta vem som befinner sig i hela byggnaden – inte bara hos en hyresgäst. Med Gjestin Avancerad har byggnadens arbetsmiljöansvarige tillgång till en samlad utrymningslista som omfattar alla incheckade besökare oavsett hyresgäst.

Detta är omöjligt att uppnå med separata system per hyresgäst, och helt omöjligt med pappersbaserade lösningar. Läs mer om utrymning och arbetsmiljökrav.

Praktiskt upplägg – vad behöver du?

För ett upplägg med flera hyresgäster behöver du:

• En iPad placerad i entrén (eller en per entrédörr)
• Gjestin-abonnemang per hyresgäst, eller ett gemensamt abonnemang som administreras av fastighetsägaren
• Internetuppkoppling vid kiosken – WiFi eller nätverkskabel
• Uppsättning av hyresgästernas struktur i administrationspanelen – tar vanligtvis under en timme

Vi hjälper er genom upplägget och kan genomföra en digital utbildning för alla hyresgästers administratörer samtidigt. Ta kontakt för att diskutera vad som passar för din fastighet.

Vad gäller besöksbevis och passerkontroll?

Gjestin kan utfärda besöksbevis (utskrivbart eller digitalt) till besökare vid incheckning. I fastigheter med passerkontroll kan besöksbeviset användas som dokumentation för att besökaren är registrerad och auktoriserad. Integration mot fysiska passersystem (som Salto, Assa Abloy eller Paxton) är tillgänglig via Power Automate – ta kontakt för att diskutera möjligheterna.