De flesta norska företag använder Microsoft 365. Med Gjestin Avancerad kan du koppla samman de två systemen så att medarbetarlistan alltid är uppdaterad – automatiskt. Du kan även använda Power Automate för att bygga egna arbetsflöden kring besöksregistreringen, utan att skriva en enda rad kod.
Vad får du med Microsoft 365-integrationen?
Integrationen mellan Gjestin och Microsoft 365 ger dig två huvuddelar:
- Azure Active Directory-synkronisering: Medarbetarlistan i Gjestin hålls automatiskt uppdaterad utifrån användare i din Azure AD. Nya medarbetare läggs till automatiskt; medarbetare som slutar tas bort automatiskt. Du behöver aldrig underhålla två separata listor.
- Power Automate-integration: Gästincheckningar och -utcheckningar kan användas som utlösare i Power Automate-flöden. Du kan automatiskt skicka Teams-meddelanden, boka mötesrum, logga till SharePoint, skicka e-postaviseringar och mycket mer.
Så sätter du upp integrationen
Uppgradera till Gjestin Avancerad
Microsoft 365-integration är tillgänglig i Avancerad-paketet (1 390 NOK per månad). Uppgradering görs i adminpanelen under Prenumeration.
Anslut till Azure Active Directory
Gå till Inställningar → Integrationer i Gjestin-panelen och klicka på "Anslut till Microsoft 365". Du loggar in med ditt Microsoft-administratörskonto och godkänner åtkomst till Azure AD (läsbehörighet till användarlistan). Gjestin begär endast de behörigheter som är nödvändiga.
Välj synkroniseringsgrupp
Du kan välja om alla Azure AD-användare ska synkroniseras, eller bara användare i specifika grupper. Det senare är användbart om ni har underleverantörer eller konsulter i Azure AD som inte ska dyka upp i gästens valmeny.
Synkroniseringen startar automatiskt
Efter godkännande synkroniseras medarbetarlistan omedelbart. Därefter körs synkroniseringen automatiskt varje timme. Du ser senaste synkroniseringstidpunkt i integrationspanelen.
Power Automate: exempel på arbetsflöden
Power Automate (tidigare Microsoft Flow) är Microsofts verktyg för att automatisera arbetsflöden mellan olika system. Med Gjestin som utlösare kan du bygga flöden som sparar tid och förbättrar upplevelsen för gäster och medarbetare.
Teams-avisering vid incheckning
Det vanligaste flödet: när en gäst checkar in och väljer en medarbetare skickar systemet automatiskt ett Teams-meddelande till medarbetaren. Meddelandet innehåller gästens namn, företag och klockslag. Medarbetare som har Teams-appen i mobilen får en omedelbar push-notis – utan att behöva kolla SMS.
Rumsbokning vid gästankomst
Om ni använder Microsoft Bookings eller en resurskalender för mötesrum kan du skapa ett flöde som automatiskt bokar ett mötesrum när en viss gäst checkar in. Kombinerat med en e-postbekräftelse till båda parter får du en sömlös mötesupplevelse.
SharePoint-logg för granskning
För företag med krav på besöksloggning (t.ex. kritisk infrastruktur eller reglerade branscher) kan du skapa ett flöde som skriver varje besök till en SharePoint-lista. Loggen är sökbar, exporterbar och kan konfigureras med åtkomstkontroll för granskning.
Automatisk e-postavisering till värden
Som komplement till SMS kan du skicka ett e-postmeddelande till medarbetaren via Outlook-anslutningen. E-postmeddelandet kan innehålla gästens kontaktuppgifter, detaljer från incheckningen och en direktlänk till besökshistoriken. Användbart för företag där medarbetare inte alltid har mobilen tillgänglig.
Tips: Börja med det enkla Teams-aviseringsflödet och utöka gradvis. Power Automate har en gratisplan och hundratals färdiga mallar för Gjestin-integrationen. Kontakta oss på post@gjestin.no om du vill ha hjälp att komma igång.
Fördelar med automatisk medarbetarsynkronisering
Utan integration måste någon på företaget manuellt uppdatera medarbetarlistan i Gjestin varje gång det sker förändringar – nya medarbetare, personer som slutar, namnändringar. På ett medelstort företag med normal personalomsättning kan detta lätt bli en källa till fel och frustration.
Med Azure AD-synkronisering sker detta automatiskt. Ännu viktigare: om en medarbetare slutar och kontot inaktiveras i Microsoft 365 tas personen automatiskt bort från gästernas valmeny i Gjestin. Detta förhindrar att gäster meddelar personer som inte längre arbetar på företaget – ett problem många upptäcker för sent.
Redo för Microsoft 365-integration?
Gjestin Avancerad inkluderar full M365-integration och Power Automate. Prova 30 dagar riskfritt.
Kom igång →