Én kiosk til hele bygningen – besøgssystem til erhvervsejendomme

En erhvervsejendom med tre lejere behøver ikke tre separate besøgssystemer. Gjestin er bygget til at håndtere opsætninger, hvor én fælles kiosk i indgangspartiet betjener alle virksomheder i bygningen – med fuld adskillelse af data og administration mellem lejerne. Her forklarer vi, hvordan det fungerer i praksis.

Udfordringen med erhvervsejendomme og flere lejere

Mange erhvervsejendomme har én fælles reception i stueetagen, men lejerne holder til på forskellige etager og har forskellige medarbejderlister, forskellige kontaktpersoner og forskellige behov. Traditionelt har løsningen enten været én stor fælles besøgsbog (kaotisk), separate løsninger pr. lejer (dyrt og upraktisk), eller slet ingen registrering (ikke GDPR-kompatibelt).

Gjestin løser dette med en hierarkisk opsætning, der fungerer sådan:

1. Gæsten ankommer og møder kiosken i indgangspartiet
2. Kiosken viser en liste over alle virksomheder i bygningen
3. Gæsten vælger, hvilken virksomhed de skal besøge
4. Gæsten vælger, hvem de skal møde fra den virksomheds medarbejderliste
5. Medarbejderen underrettes via SMS, uanset hvilken etage de sidder på

Dataadskillelse – hver lejer er isoleret

Et kritisk krav ved opsætninger med flere lejere er, at lejernes data er fuldstændigt adskilt. Lejer A kan ikke se lejer B's besøgslog, og de kan ikke se hinandens medarbejderlister. Hver virksomhed har sin egen administrationskonto i Gjestin med adgang kun til egne data.

Udlejeren eller ejendommens facility manager kan få adgang til et aggregeret dashboard, der viser den samlede besøgsvolumen pr. dag – nyttigt til planlægning af sikkerhedsbemanding og rengøring – uden at personoplysninger eksponeres.

Hvem administrerer systemet?

Det er fleksibelt. De mest almindelige modeller er:

Model 1: Udlejeren administrerer

Udlejeren eller ejendomsadministratoren har ét Gjestin-abonnement og opretter alle lejere som separate "lokationer" i systemet. Udlejeren håndterer fakturering og teknisk administration. Lejerne logger ind med egne brugere og administrerer kun deres egne medarbejderlister. Dette er den enkleste model for udlejeren.

Model 2: Lejerne administrerer selv

Hver lejer har sit eget Gjestin-abonnement. De deler den fysiske kiosk i indgangspartiet (én iPad), men administrerer hvert sit system. Dette giver lejerne fuld autonomi og er naturligt, hvis lejerne er store nok til at håndtere det selv. Gjestin-abonnementet er pr. virksomhed, ikke pr. kiosk.

Evakuering i ejendomme med flere lejere

En af de vigtigste fordele ved et fælles besøgssystem i en erhvervsejendom er evakueringsoverblikket. Ved en nødsituation har du brug for at vide, hvem der befinder sig i hele bygningen – ikke kun hos én lejer. Med Gjestin Avanceret har bygningens arbejdsmiljøansvarlige adgang til en samlet evakueringsliste, der omfatter alle indtjekkede gæster uanset lejer.

Dette er umuligt at opnå med separate systemer pr. lejer, og helt umuligt med papirbaserede løsninger. Læs mere om evakuering og arbejdsmiljøkrav.

Praktisk opsætning – hvad har du brug for?

Til en opsætning med flere lejere har du brug for:

• Én iPad placeret i indgangspartiet (eller én pr. indgangsdør)
• Gjestin-abonnement pr. lejer, eller ét fælles abonnement administreret af udlejeren
• Internetforbindelse ved kiosken – WiFi eller netværkskabel
• Opsætning af lejerstruktur i administrationspanelet – tager typisk under en time

Vi hjælper jer gennem opsætningen og kan gennemføre en digital oplæring for alle lejeres administratorer samtidig. Tag kontakt for at drøfte, hvad der passer til din ejendom.

Hvad med besøgsbevis og adgangskontrol?

Gjestin kan udstede besøgsbevis (udskrivbart eller digitalt) til gæster ved indtjekning. I ejendomme med adgangskontrol kan besøgsbeviset bruges som dokumentation for, at gæsten er registreret og autoriseret. Integration med fysiske adgangssystemer (som Salto, Assa Abloy eller Paxton) er tilgængelig via Power Automate – tag kontakt for at drøfte mulighederne.